Medlemskartotek – hold styr på alle dine medlemmer
Ét samlet sted til al din medlemsregistrering og medlemsadministration. Søg, filtrer, eksportér og importér med ro i maven – og med GDPR i orden fra dag ét.
Hvad er et medlemskartotek?
Et medlemskartotek er foreningens centrale register over alle nuværende og tidligere medlemmer. Det indeholder kontaktoplysninger, betalingsstatus, tilmeldingsdato og eventuelle roller eller grupper.
Mange foreninger holder stadig styr på deres medlemmer i regneark eller forældede systemer. Det giver dobbeltarbejde, fejl og usikkerhed om, hvem der egentlig er aktive. Et moderne digitalt kartotek samler det hele ét sted og holder sig automatisk opdateret.
I Wembas medlemssystem for foreninger er kartoteket kernen: alle andre funktioner – kontingent, kommunikation og tilmeldinger – hænger direkte sammen med det.
Funktioner i Wemba
Søg
Find ethvert medlem på sekunder via navn, e-mail, telefonnummer eller medlemsnummer. Lynhurtig fuldtekstsøgning på tværs af hele kartoteket.
Filtrer
Afgræns listen efter betalingsstatus, indmeldelsesdato, gruppe, alder eller brugerdefinerede felter. Perfekt til at finde præcis den delmængde du har brug for.
Eksportér
Download hele eller filtrerede lister til Excel (XLSX) eller CSV med ét klik. Vælg selv hvilke felter der medtages – nyttigt til regnskab og beretninger.
Importér
Flyt eksisterende medlemsdata fra Excel eller CSV ind i Wemba på få minutter. Systemet guider dig trin for trin og validerer data undervejs.
Hvem kan se hvad? Roller og rettigheder
Ikke alle i foreningen behøver adgang til alle oplysninger. Wemba lader jer definere præcis, hvem der må se og redigere hvad – så I bevarer kontrollen og lever op til GDPR uden besvær.
Administrator
Fuld adgang til kartoteket, eksport og alle indstillinger. Typisk formand eller kasserer.
Frivillig / leder
Kan se og kontakte egne grupper eller hold – men ikke hele kartoteket. Begrænset adgang, ingen eksport.
Medlem
Kan kun se og opdatere egne oplysninger via det personlige medlemsunivers. Ingen adgang til andres data.
Rollestrukturen er bygget til at overholde GDPR: data minimeres, adgang logges og ethvert eksporteret datasæt kan spores til en bruger.
Integrer med kontingentopkrævning
Kartoteket og kontingentmodulet i Wemba er tæt integrerede. Det betyder, at du direkte i et medlems profil kan se om kontingentet er betalt, hvornår næste opkrævning sker, og om der er udestående betalinger.
Du kan filtrere kartoteket på betalingsstatus og sende målrettede beskeder til fx kun de medlemmer, der endnu ikke har betalt. Ingen manuel sammenkøring af lister – alt sker i ét system.
Læs mere om automatisk kontingentopkrævning i Wemba.
Ofte stillede spørgsmål
Kan jeg importere eksisterende medlemmer?
+
Ja. Du kan importere dine eksisterende medlemmer via en CSV-fil direkte i Wemba. Systemet guider dig trin for trin, og du kan nemt kortlægge kolonnerne fra dit nuværende system. Importen tager typisk under 10 minutter, uanset om du har 50 eller 5.000 medlemmer.
Kan medlemmer selv opdatere deres oplysninger?
+
Ja. Hvert medlem har adgang til et personligt medlemsunivers, hvor de selv kan opdatere navn, adresse, e-mail og telefonnummer. Ændringer gemmes straks i kartoteket, så I altid har de nyeste oplysninger – uden at bestyrelsen behøver gøre noget.
Understøtter Wemba GDPR-krav til medlemsdata?
+
Ja. Wemba er bygget til at overholde GDPR fra bunden. Data opbevares på servere inden for EU, adgang styres via roller og rettigheder, og I kan til enhver tid eksportere eller slette et enkelt medlems data. Wemba fungerer som databehandler og leverer en underskrevet databehandleraftale.
Kan jeg eksportere medlemslisten til Excel?
+
Ja. Du kan til enhver tid eksportere hele medlemslisten – eller et filtreret udvalg – til Excel (XLSX) eller CSV. Det er nyttigt til regnskab, beretninger eller kommunikation med kommunen. Du vælger selv hvilke felter der skal med i eksporten.
Klar til et ordentligt medlemskartotek?
Gratis i 14 dage. Ingen opstartsgebyr. Dansk support hele vejen.